Packing List: documento esencial para tener éxito en el proceso logístico

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Para poder importar o exportar se debe cumplir con una serie de documentos que nos ayudarán a llegar a realizar con éxito nuestro proceso logístico, los cuales deben cumplir con estrictos estándares en la forma que se dispone la información para que sean entendidos y aceptados por los agentes pertinentes. La Lista de Empaque es de suma importancia tanto para el transporte como para la recepción de las mercaderías. En este artículo del blog entenderás por qué.

 

¿Qué es el Packing List?

La Lista de Empaque o Packing List es uno de los documentos más importantes del transporte marítimo internacional. Generalmente acompaña a la factura comercial y a los documentos de transporte, y es sumamente importante para poder realizar el despacho de aduanas.

El Packing List es como un inventario de lo que se quiere transportar, el cual es emitido por el proveedor y detalla exactamente qué es la carga, peso, volumen y medidas del bulto. Esto ayuda a que sea más fácil de identificar para el transitario, por las aduanas y por el receptor de la mercadería.

 

Usos del Packing List

La Lista de Empaque se utiliza para facilitar y agilizar los trámites aduaneros de fiscalización e inspección, ya que de esta forma, es más sencillo identificar los productos. Esto se realiza indicando el número de la factura, para que así la mercadería permanezca el menor tiempo posible en aduanas y pueda ser enviada de forma rápida.  

También sirve como comprobante en la llegada a los almacenes y en posibles casos de daños, pedidos incorrectos o pérdidas.

El Packing List se suele hacer en una hoja de cálculo en Excel, pero también hay plantillas que se pueden descargar de Internet de forma gratuita que sirven de modelo para poder crear la Lista de Empaque evitando tener que comenzar el documento desde cero.

KLog.co ofrece una plantilla de Packing List que puedes descargar aquí.                                                                                  

Así también, puedes evitar cometer errores habituales, cómo omitir una característica fundamental de tu carga u obviar un campo obligatorio.

 

¿Cómo se rellena la Lista de Empaque?

El documento se debe dividir en tres partes:

  • En la parte superior se debe indicar la factura asociada, los datos del importador y exportador y la fecha en la que se realiza el envío. 
  • En el cuerpo del documento, se hace una lista de los productos indicando características básicas y necesarias, como detallar qué se quiere transportar, peso bruto y neto, cantidad y su volumen o dimensiones. 
  • Finalmente, se incluye el valor comercial de cada paquete y de todo. Esto es recomendable para facilitar el trabajo en aduanas y de otros agentes involucrados en el proceso de envío.

Es importante saber que hay campos que son obligatorios de rellenar y otros que son opcionales. 

En los obligatorios, para ser un documento válido en aduanas, hay información que se debe detallar en la Lista de Empaque. Esta es:

  • Fecha en la que se realiza el envío.
  • Datos del importador o exportador (nombre, dirección y documento de identidad).
  • Datos del receptor de la mercancía (nombre, dirección y documento de identidad).
  • Número de la factura comercial a la que hace referencia el Packing List.
  • Peso y dimensiones de cada uno de los productos enviados.
  • Descripción detallada de cada bulto. 
  • Cantidad total de paquetes que conforman el total del envío.

También están los campos opcionales, que facilitan el trámite en aduanas y que si los detallas, podrías agilizar el proceso de tu movimiento de carga. Estos son:

  • Códigos de los distintos sistemas utilizados para el envío.
  • Distribución de la mercancía en los diferentes contenedores (si es que es carga FCL).
  • Valor económico de cada bulto y del total del envío.

 

Consideraciones para completar correctamente el Packing List

Es importante fijarse en que la Lista de Empaque esté correctamente rellenada. Esto porque, de ella depende la emisión del Bill of Lading (BL), documento indispensable para poder llevar a cabo el proceso logístico marítimo y aéreo. Si la información contenida en ambos documentos no coincide, y existen incongruencias, esto conllevaría a problemas posteriores, como costos adicionales. 

Podría interesarte: ¿Qué es un Bill of Lading y para qué sirve?

También su importancia radica en que al haber un listado de las mercancías que se van a transportar, en aduanas es más fácil identificar si es que se están moviendo cargas ilegales y prohibidas. Si por algún motivo, esto sucediera, la carga quedaría bloqueada en el contenedor y, por ende, retenida en aduanas sin posibilidad de ser enviada, con costos y demoras adicionales adicionales. Esto podría suceder también, ya que, la mercancía será pesada y medida al llegar al puerto de origen o de destino y si existe algún descuadre en la información detallada en el Packing List, podría causar retrasos en la entrega. Si se encuentra una situación sospechosa o inexacta, el envío quedará retenido hasta que se verifique que está todo correcto. 

Rellenar la Lista de Empaque requiere de tiempo y dedicación. Ya que, cada detalle podría suponer una diferencia en los tiempos de entrega, costos asociados, y tener malas experiencias en el proceso logístico.

 

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Fuentes

https://www.packlink.es/envios/packing-list/

https://logisber.com/blog/packing-list

https://www.icontainers.com/es/ayuda/packing-list-que-es-y-como-rellenarlo/

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